Tú tan excel y yo tan powerpoint: storytelling para presentaciones

Alberto tiene un problema pero aún no lo sabe. Trabaja en ventas y, desde la dirección general, le han pedido que presente la previsión del nuevo año y las medidas necesarias para cumplirla.

En su primer año como encargado desea con todas sus fuerzas dar una buena imagen a la cúpula directiva. Es su primera gran prueba para demostrar lo que sabe hacer. Es un fiera de la economía, los números y las estadísticas además de tener buenas ideas. Está motivado, tiene aptitud, pero aún no es consciente de que se le hará muy cuesta arriba crear una buena presentación.

Muchos datos, poco que decir.

Tras unos días analizando los datos disponibles, consiguió hacer una previsión de ventas impoluta, de premio. Había tenido en cuenta todas las variables posibles y planteado distintos escenarios donde las cosas podrían ir regular, bien o muy bien. Además, se le habían ocurrido unas ideas muy interesantes para ahorrar tiempo y dinero a la compañía.

Creó una presentación en Powerpoint de la que estaba super orgulloso. Se la enseñaría a Andrea, su mano derecha en la empresa, para que le diera su opinión antes de llevarla a dirección. Esto le serviría como un pequeño test aunque estaba seguro de que sus números e ideas eran buenos.

“Alberto, discúlpame, pero no me he enterado de nada. Veo muchos datos que, probablemente tengan mucho sentido, pero no sé cuál es el mensaje principal que quieres transmitir. Sin tener en cuenta el diseño, que tampoco ayuda nada, lo único que veo es una serie de bullet points, ideas sueltas y números. No me ha quedado clara la conexión de todas esas propuestas con los números. Y lo peor, me he aburrido mucho mientras me lo contabas. Quizás los números sean inigualables, pero la presentación es infumable.”

La cara de Alberto era un poema. Primero porque no se lo esperaba, lo segundo porque sabía que Andrea tenía razón. Todo tenía mucho más sentido en su cabeza que en la presentación que había creado. Y así, no conseguiría que el comité de dirección entendiera por qué era importante invertir en sus propuestas.. Por suerte, Andrea no sólo le pinchó su globo de ilusión, sino que le dio una posible solución. Le habló del Principio de la Pirámide.

El principio de la pirámide de Barbara Minto.

“¿Qué hablas de una pirámide ahora? Andrea, necesito darle sentido a este desastre, me la estoy jugando”.

Andrea le explicó de qué iba todo aquello. “Si nuestro cerebro procesa la información siguiendo una estructura piramidal, agrupando las ideas ¿por qué no hacemos las presentaciones con la misma estructura? ¿No facilitaría mucho la comprensión ?”

En el libro “The pyramid principle”, Barbara Minto cuenta cómo los consultores de su empresa (McKinsey) no eran capaces de llamar la atención de los clientes en sus presentaciones. Aburrían, se atascaban con los datos. Y la razón no era otra que porque iban de lo general a lo particular. Primero mostraban una ristra de datos para, al final de la presentación, dar una respuesta. Y es que el fin de una presentación no es mostrar tanto los datos como las ideas.

“La clave es exponer las preguntas, problemas y respuestas al principio para despertar la atención desde el inicio, creando una estructura piramidal de ideas donde cada nivel de información responda y argumente una pregunta del nivel superior.”

Storytelling PonteCara

Como en “Crónica de una muerte anunciada” de García Márquez, un inicio así rompe con lo usual y despierta el interés del lector, obligándole a hacerse una serie de preguntas: ¿cómo es posible? ¿qué ha pasado para que eso ocurra? ¿dónde? Tiene sentido que, de esta manera, el receptor esté atento al resto de la presentación para ver si se resuelven sus preguntas. Se han generado unas expectativas que querrán ver resueltas. ¿Por qué dice esta persona que podemos solucionarlo? ¿Cómo pretende esta persona alcanzar estos objetivos? ¿De verdad podremos lanzar ese servicio a mitad de año?

Aplicando el principio de la pirámide

Andrea insistió en que, si para empezar, Alberto mostrara a los directores los datos del año (que probablemente ya conocerían), dejando lo importante (la solución) para el final, probablemente les aburriría y no se entendiera la conexión de sus ideas con los datos.

Le propuso estructurar su presentación empezando por el final, es decir, aplicando el esquema de la pirámide:

  • Situación actual
    •  “Vendemos 500.000 artículos al año en nuestras 20 tiendas, con un total de 120 trabajadores.
  • Problema.
    • He detectado que estos años atrás, se pierde demasiado tiempo a la hora de cobrar a los clientes, concretamente 30 minutos diarios por trabajador. Esto hace que muchos clientes pierdan la paciencia y se vayan.
  • Pregunta
    • ¿Por qué? Los trabajadores tienen que quitar las alarmas, a la vez que guardan los artículos, revisan que están en buen estado, cobrando y entregando tickets y facturas.
  • Solución:
    • ¿Cómo solucionarlo? Hay que cambiar el sistema de alarmas de los productos y automatizar la venta.
    • ¿Cuánto tiempo se puede ahorrar? 2 minutos por cliente.
    • ¿Cuánto incrementaría las ventas? un 20%
    • ¿Cuánto cuesta implementarlo y cuándo se recuperaría? 120.000€, que se amortizarían en el primer año.

Basado en esta estructura, Alberto consiguió conectar cada dato objetivo como evidencia de cada uno de los argumentos que respaldaban el problema planteado al inicio. Un mensaje redondo.

La pirámide y el storytelling: análisis y emoción.

Ya lo tenían. Más claro, imposible. Ahora, Andrea le propuso a Alberto darle una capa más de profesionalidad: envolver la presentación en una historia. Ya tenían las preguntas, las respuestas y los datos que evidenciaban que sus ideas eran buenas.

¿Y si ahora contamos la historia de un cliente, le ponemos nombre y mostramos la experiencia antes y después del cambio propuesto?

Lo tenían: una parte analítica que convenza y una parte emocional que transmita, la presentación perfecta.

Cómo hacer una presentación: el aprendizaje

Una semana después de su exitosa presentación al comité directivo, donde los jefes quedaron sorprendidos, Alberto comenzó a trabajar en la implementación del nuevo sistema que ahorraría tiempo y dinero a la empresa. Con ayuda de Andrea, a la que agradeció públicamente su aportación, creó un documento con consejos para crear presentaciones con el fin de ayudar a los demás compañeros en futuras exposiciones:

“De nada sirve saber hacer si no se hace saber.

  • Ordena las ideas utilizando el planteamiento de Minto:
    • Problema,
    • Argumento (s)
    • Evidencias /datos que corroboren cada argumento
  • Expón el problema al principio y utiliza la técnica del storytelling para mantener la atención.
  • Sorprende desde el inicio para despertar la atención de tu audiencia.
  • breve y conciso en la introducción, no abrumes con datos.
  • No escribas por escribir. La literatura, si no aporta al mensaje principal, sobra.
  • No comiences por el diseño de tu documento. Existen plantillas fácilmente aplicables que alternan entre diferentes diseños en cuestión de minutos.

% Comentarios (8)

Como siempre, fantástico! Un artista uniendo datos y emoción. Convencer conectando. Al final se trata de eso!! Enhorabuena!!

Siempre quise ser artista pero no me daba la voy ni el talento, así que me metí en publicidad XD. Muchas gracias, siempre estás ahí, eres la mejor 🙂

Me gusto mucho Jose. un abrazo Henry

Muchísimas gracias, Henry. Me alegra leer esto. Un abrazo.

José, ¿de dónde has salido? Un gran descubrimiento para mí, de verdad, grandes frases, teorías y sobre todo aprendizaje gracias a ti. ENORME, ¡enhorabuena!

Pues te cuento; nací sin haberlo elegido en Sevilla en enero del 84, crecí, no me reproduje y de ahí una cosa lleva a la otra y escribí este post. Pero vamos, lo importante es que te has parado a leer, recomendar y comentar con unas palabras que te agradezco mucho muchísimo. Pronto nos pondremos cara. Mil gracias, nos vemos en LINKTIN 🙂

Hola José, todo y que estudié en IM, me parece que no te tuve de profe. Si te hubiera tenido me acordaría seguro. Gracias por este artículo y desde hoy tienes una nueva seguidora.
Que sábado más redondo. Deporte, comida familiar y un descubrimiento.

¡Qué maravilla! Una pena que no coincidiéramos en IM Internacional de Marketing, yo doy clases en la sede de Madrid ¿quizá tu fuiste a Barcelona? Ya nos seguimos ambos, un placer y te deseo muchos sábados así 🙂

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