Las bases de la productividad

Cuando hablamos de productividad solemos hablar de esos trucos que nos permite hacer más cosas en el trabajo, pero en este post no.

Para mí el objetivo de las técnicas de productividad personal no es hacer más, sino conseguir más. No es procesar más correos, no es llenar tu calendario de cientos de pequeñas citas.

El propósito es lograr más objetivos, con más facilidad, de forma sostenida. Es funcionar a nuestro mejor nivel de forma sostenida a lo largo de las semanas, meses y años.

Cuando hablamos de productividad solemos hablar de esos trucos que nos permite hacer más cosas en el trabajo, pero en este post no.

Para mí el objetivo de las técnicas de productividad personal no es hacer más, sino conseguir más. No es procesar más correos, no es llenar tu calendario de cientos de pequeñas citas. El objetivo es lograr más objetivos, con más facilidad, de forma sostenida. Es funcionar a nuestro mejor nivel de forma sostenida a lo largo de las semanas, meses y años.

¿Y cómo se supone que debemos hacerlo? Pues se trata de definir qué queremos y luego montar los sistemas adecuados que nos ayuden a lograrlo. Los sistemas deben trabajar para nosotros y no a la inversa. Me explico: si pierdes más tiempo contestando a mails que no te aportan que a tu verdadero trabajo, trabajas para el mail y no a la inversa.

¿Por dónde empezamos pues? Por las bases. Estoy seguro que si buscas verás una gran cantidad de apps, técnicas y herramientas para ser más productivo. Y eso está bien, pero sin una buena base, no sirve. En las siguientes líneas comparto contigo lo que creo que son las bases a partir de las cuales construir el resto de sistemas.

1. El Descanso:

Voy a empezar rompiendo algún esquema…

El truco no está en manejar el tiempo, está en manejar la energía.

 Te propongo algunos escenarios:

  • Has organizado una agenda perfecta para una jornada de 12 horas. Está todo calculado, pero llegado el medio día estás tan cansado que las últimas reuniones ya no tienen toda tu atención
  • Has programado un rato por la tarde para estar con tus hijos, pero estás tan distraído y cansado por el trabajo que ni lo disfrutas.

¿Tienen sentido estos escenarios? Visto desde fuera no mucho, pero lo hacemos constantemente.

En el fantástico libro “The Power of Full Engagement”, los autores Jim Loeher y Tony Schwartz describen cómo las personas almacenamos cuatro tipos de energía:

  • Física: nuestra fuerza, resistencia, flexibilidad.
  • Emocional: nuestra capacidad para responder de forma adecuada al gran espectro de emociones.
  • Mental: capacidad para concentrarnos y focalizarnos a lo largo del tiempo.
  • Espiritual: capacidad para mantener nuestros valores y creencias a pesar de las circunstancias.

El truco está en entender qué tipo de energía requerimos para lo que queremos hacer y combinar nuestro día para optimizarlo.  Vemos cómo:

Duerme adecuadamente

Cada persona tiene su ritmo y necesita dormir una cantidad diferente de horas. Lo importante es que identifiques qué horas funcionan mejor para ti y que mantengas ese patrón. Al cuerpo le gusta la rutina y si constantemente te levantas y vas a dormir a horas diferentes no se adapta. Es como cuando se cambia la hora, pasas un par de semanas que no entiendes por qué pero vas más cansado.

Haz ejercicio

Hacer ejercicio puede parecer contraproducente pues gastamos energía física pero en realidad nos aporta dos ventajas. Por un lado aumenta nuestra capacidad física y por el otro es un fantástico remedio para desconectar mentalmente y cargar nuestra pila emocional. Si además lo combinas estando con los amigos o la familia es una forma fantástica de cargarte de positivismo.

Medita e interactúa con las personas adecuadas

Pararse a pensar sobre lo que nos importa y parar el tiempo por un rato es una de las mejores formas de cargar nuestra pila espiritual y mental. Meditar es una herramienta fantástica para lograrlo, y no creas que hace falta ser un monje tibetano para meditar! Dedicar unos minutos al día a pensar en el futuro que queremos o a relajarnos simplemente sin hacer nada, es suficiente y altamente efectivo.

Otra forma fantástica de cargarse espiritualmente es pasar tiempo con nuestros seres queridos haciendo actividades que nos hagan reír y estar felices.

En el trabajo por ejemplo puedes programarte ciertas horas en las que te levantes y te veas con otros compañeros, vayáis al gimnasio o hagáis un café mientras habláis de temas que no sean de trabajo. Es una forma de desconectar y cargar las pilas para volver con más fuerza.

2. Mantén tu entorno:

“Si quieres cambiar el mundo empieza por hacer la cama”, es lo que dijo el Almirante William McRaven (marina de EEUU) en un famoso discurso. Y es que el simple hecho de hacer la cama cada mañana nos pone en situación de hacer más durante el día, nos ayuda a mantener nuestra fuerza de voluntad, pero además a mantener nuestro entorno ordenado.

Trabajar y VIVIR en un entorno limpio y ordenado nos permite trabajar a nuestro mejor nivel. Es algo que va más allá de ser más eficientes buscando y guardando cosas, es un apoyo psicológico que nos permite trabajar mejor.

Cuando está en un espacio bien ordenado y limpio tu mente no se preocupa por el entorno, tu cuerpo se relaja y puedes concentrarte en lo que quieres hacer. Es un elemento menos por el que preocuparse.

En la industrial el uso de las 5S es altamente extendido en todas las zonas de trabajo, te recomiendo que busques sobre ellas y lo apliques tanto a tu zona de trabajo física como la virtual (tu ordenador, teléfono, etc…). Dedicamos muchas horas a estar conectados y en contacto con el mundo digital, es un espacio igual de importante.

3. Focaliza:

Teniendo la energía adecuada y el entorno adecuado ya estamos en el camino adecuado, pero falta FOCALIZAR esa energía en lo que realmente importa. Y en este caso debemos ser muy transparentes con nosotros mismos.

Debemos empezar por el nivel más alto.  ¿A qué quiero dedicar mi tiempo y energía?

¿Qué quiero lograr?

Una vez tenemos esto claro, y no es tarea fácil, debemos entonces ir definiendo qué necesitamos para lograrlo. ¿Qué es lo básico que debo hacer? ¿Qué es lo que me aporta y lo que no me aporta?

Cuando se tiene esto claro es más fácil organizarse y tomar decisiones. Suena complicado, pero en realidad lo complicado es superar nuestras propias barreras que nos impiden elegir lo que realmente queremos. Una vez hecho esto, es fácil entender qué debemos hacer y qué no debemos hacer, programar nuestra agenda y pensar en nuestro dispendio de energía.

Una vez tienes claro tus objetivos y lo que debes hacer entonces es cuestión de programar primero lo más importante, aquello que te va a aportar más. Posteriormente programar lo siguiente más importante y así sucesivamente, pero nunca llenar el espacio por el simple hecho de llenarlo. No tiene sentido.

En este link puedes encontrar un artículo que explica un truco para organizarte mejor. Descubre tu mejor método, pero nunca deberíamos olvidar lo que más importa y priorizar sobre ello.

Con estas bases de productividad controladas e integradas en tu día a día te puedo asegurar que el cambio es sustancial. Está claro que mantener siempre todos estos elementos bajo control es complicado, pero lo importante es darse cuenta de que algo no va bien y poder de forma fácil repasar esos tres puntos y corregir lo que toque.

Si te das cuenta no hemos hablado de apps o herramientas de productividad super complicadas, son sólo unas bases que permiten crear unos cimientos sobre los que construir otros sistemas que te permitan trabajar mejor.

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% Comentarios (5)

Grande Celso, me ha encantado tu post. Ahora bien, te planteo una cuestión: ¿cuál es la diferencia para ti entre la productividad y eficiencia? Para mi la segunda es mucho mejor y todo lo que planteas en el post es muy útil y estoy de acuerdo, gestión y planificación, no sólo del tiempo, si no de la productividad y añado con el objetivo de la mayor eficiencia, eso sí….jornadas de 12 horas, ¡no, por favor! (;
¡Un abrazo enorme!

Hola Sergio,

Agradezco tus comentarios, es genial poder aportar algo y que la gente responda positivamente!
Productividad = cuantificación de cuanto creamos por unidad de tiempo. En el caso de producción = cuantos productos salen por unidad de tiempo.
Eficiencia = relación entre la productividad y los recursos para lograrla. En el caso de producción = cuantos productos salen en realidad vs lo que se había calculado.

El objetivo último es la efectividad (hablaremos en futuros posts, sobretodo de mi gran admirado Stephen Covey), pero eso es otro cantar :).
En realidad las bases que indicamos atacan la eficiencia, pero nos impactan directamente en la productividad. Me explico:
Gracias a Dios las personas no somos como máquinas, lo cual quiere decir que tiene sus ventajas y desventajas. Ventajas? Muchas, pero principalmente que no somos lineales, somos capaces de aprender de forma exponencial, de crear (de momento las máquinas son limitadas en esto), de partir de algo y crear algo absolutamente diferente.
Las desventajas? Que somos un sistema imperfecto, la esencia del «Mura» en los sistemas de producción. Somos irregulares, cambiantes, etc…
Entonces, qué podemos hacer? Crear sistemas, hábitos, que nos permitan ser lo más estables posibles y afrontar los días en las mejores condiciones. Ser eficientes, aumentando nuestra productividad.
El descanso y el mantenimiento del entorno impactan en la eficacia, el focalizar va más allá.
En cuanto a las jornadas de 12h, muchos las hemos experimentado, incluso las de 18h. Pero es algo que creo que debe ser puntual, nunca sistemático. De hecho los mismos japoneses tienen una palabra para muerte por trabajo = «karoshi».
Yo mismo lo he vivido e incluso no me ha importado, porque la motivación, el empuje, las ganas y la responsabilidad estaban ahí. Pero es una tarjeta roja que se debe tratar a tiempo.

Un abrazo!

Felicidades Celso! Me ha encantado! Unos grandes consejos que además como bien dices, rompen lo ya conocido. Soy una super fan de todo lo que sea mejorar en productividad, gestión del tiempo…!Te seguiré de cerca!

Gracias Maribel,

Es un placer. Si hay algo en lo que quieras profundizar no dudes en decírnoslo.

En realidad cada uno de nosotros funcionamos de una forma distinta. De lo que se trata es de descubrirnos a nosotros mismos, qué nos funciona y qué nos funciona.
Una analogía es en la alimentación. Hay cosas que sabemos que nos benefician y otras que no. Ya sea porque somos alérgicos o bien porque son algo nocivo para cualquier humano (un ejemplo, el azúcar). Bien, pues algo que es obvio, aunque difícil por la fuerza de voluntad que implica, es no consumir eso que nos hace débiles y consumir lo que nos hace fuertes.
Lo mismo pasa con el trabajo. Muchas veces nos enfrascamos en el trabajo y continuamos cuando en realidad deberíamos tomar un respiro. Todos lo hemos hecho, pero en realidad sabemos que es contraproducente. El truco está en conocer cuándo nos hacemos daño y cuando podemos apretar un poco más.

Un saludo!

Felicidades por tu post en PonteCara! Y he puesto en práctica tus tips en la gestión del correo, priorizar tareas a realizar y focalizar mi energía .
Todo va mejor por ahora. Muchísimas gracias!

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