5 Pasos para focalizar en el trabajo

En un anterior post comenté sobre la importancia de focalizar en aquello que es importante para obtener mejores resultados. Sin ello no se pueden marcar objetivos, ni planificar ni tampoco priorizar cuando es requerido.

Cuando tienes claro lo que realmente importa es mucho más fácil tomar decisiones, planificar lo que quieres hacer, ser coherente con las acciones que se emprenden y cómo se comunican las mismas a los que interactúan contigo.

A raíz del post varias personas me preguntaron; ¿Cómo puedo saber qué es lo más importante en mi trabajo y poder focalizar? ¿Cómo puedo dar prioridades?

Visto fríamente puede parecer incomprensible que alguien llegue a su trabajo sin tener claro lo que realmente importa de la tarea que hace, pero la realidad es que en muchas ocasiones en las organizaciones definimos tareas, entregables, incluso KPI’s que hacen perder el norte a la gente que trabajamos en ella.

En otros casos como en las startups al desarrollar el proyecto el equipo se pierde en funcionalidades del producto o en nuevas herramientas a incorporar a su sistema de gestión etc… Hay casos donde los fundadores, acostumbrados a arrancarlo todo desde cero, dedican su tiempo a tareas que debería delegar o externalizar.

En este post intentaré dar mi visión de cómo definir lo importante y algunos pasos más para poder tenerlo presente en el día a día y poder focalizar en el trabajo.

1. Definir lo importante

Este es quizá el paso más complicado y al que deberíamos dedicar más tiempo. De hecho, para mí es algo que se debería fomentar desde la cúpula más alta de cualquier empresa hacia abajo, de forma que todo el mundo participa en el proceso de definición de tareas y además es conocedor de los puntos en los que van a focalizar el trabajo los demás.

Por dónde empezar? Pues a mí me gusta pensar en las empresas como sistemas (deformación como ingeniero), algo que aprendí de Josh Kaufman, escritor de “El MBA personal”. El autor describe una empresa de éxito aquella que; “Ofrece un producto o servicio de valor (1), a unas personas que están interesadas o necesitan en el mismo(2), a un precio que están dispuestos a pagar (3), de un modo que satisface o supera las necesidades y expectativas del cliente (4), de modo que el negocio genere los suficientes beneficios como para que siga operando(5).”

Considero que es una definición brillante, siendo lo suficientemente genérica para aplicar a cualquier negocio y lo suficientemente concreta como para definir las distintas funciones de una empresa.

A partir de ahí lo que debemos hacer es identificar en qué punto aportamos valor. Por ejemplo: me dedico al desarrollo de producto.  Pues bien, aporto valor mayoritariamente en el punto 1 y 2, pues debo desarrollar en base a las necesidades de mis clientes y a la vez asegurarme que efectivamente hay clientes para el producto.

Ahora imaginemos que me dedico al servicio de atención al cliente, seguramente me focalizaré en el punto 4, asegurándome de que no sólo trato los problemas que me comunican los clientes sino que además les hago llegar su feedback a operaciones o desarrollo de producto para que cada vez mejore más.

Si estuviera en finanzas creo que me focalizaría en el punto 5. Quizá busque nuevas formas de financiación, de deducciones fiscales o cambios en la estructura financiera. También me gustaría realizar análisis financieros que dieran claridad al resto de la compañía de los puntos más importantes para atacar pérdidas o mejorar los márgenes, por ejemplo.

La clave es ligar la Misión y Visión de la compañía con el modelo de negocio y a partir de ahí con las funciones principales de cada departamento y equipo. De esta forma cada departamento que suma valor a la compañía lo hace alineado con los principios de la misma.

2. No medir es ir a ciegas

Ahora que sabemos dónde aportamos valor podemos definir qué queremos lograr en concreto y disponer de un sistema que nos permita saber que vamos en buen camino.

En Google utilizan un sistema que han llamado OKrs (Objectives & Key Results) que creo que ejemplifica muy bien lo que intento explicar.

Primero parten de la “Visión y la Misión”, definiendo “dónde quieren llegar”,  y a partir de las mismas definen objetivos a largo plazo (1 año) para luego definir objetivos a medio plazo (3 meses). El objetivo marca dónde llegar, el Key result cómo conseguirlo y saber que has llegado al mismo (medir). Pasado el periodo evalúan cada OKr y corrigen lo que sea necesario.

Como ves se trata de primero entender dónde aportas valor, para luego definir acciones y mesurables para asegurarnos de que efectivamente estamos aportando lo que decimos.

Tomemos uno de los ejemplos anteriores. Estamos en atención al cliente y nos hemos marcado reducir el chun rate (tasa de clientes que se dan de baja de un servicio) en un 5% para el próximo trimestre, sabiendo que uno de los problemas es que nuestro tiempo de respuesta a una petición de soporte es demasiado largo para nuestros clientes. En este punto tenemos:

Objetivo : Reducir el Chun Rate (Qué) en un 5% (KPI) durante el próximo trimestre (Tiempo limitado).

Key results que podríamos marcar:

  • Obtener una cifra precisa del tiempo aceptable percibido por nuestros clientes.
  • Implementar un nuevo sistema de tickets que nos permita reducir el tiempo actual al del punto 1)
  • Obtener un sistema de “recompensas por las molestias” a proporcionar aun habiendo resuelto la incidencia.

A partir de ahí se desplegarían un montón de actividades a realizar, pero el objetivo es tener claro a corto plazo qué queremos lograr, medir y verificar que efectivamente funciona correctamente. Además tenemos unas macro tareas a completar que creemos que ayudarán a lograr el objetivo.

Que no funciona? Pues a volver a iterar, pero como podrás observar en todos los casos se trabaja focalizado en el punto de valor y en mesurables sobre ese valor. Y cabe destacar que los OKr son sólo una herramienta más, se pueden utilizar una infinidad de formas de marcar metas y medir el resultado. Lo que importa es que hagamos las cosas por una razón conocida y convicción propia, enfocados hacia añadir valor.

3. Divide y vencerás

En el punto anterior está claro que se plantean acciones muy específicas con el objetivo de focalizar en el trabajo, pero es evidente que en las compañías realizamos un montón de tareas que no están estrictamente ligadas a un resultado en concreto o un plan de acciones concreto. A veces son tareas administrativas, a veces son tareas que se tienen que realizar por motivos legales, etc… Qué podemos hacer entonces?

  1. Hacer un inventario de actividades y separar lo que añade de lo que no añade valor
  2. Eliminar o sustituir las que no añaden valor
  3. Pensar en nuevas formas de añadir valor

El punto 1 debería ser un simple listado con las tareas que realizas tu o tu departamento y a partir de ahí ir separando entre lo que aporta o no aporta valor.  A partir de ahí hay que analizar lo que no aporta valor y decidir si se elimina la tarea o se sustituye por otra mediante nuevos sistemas que permitan o bien reconvertirla o bien automatizarla (hablaremos más sobre ello al final).  En ocasiones se trata de re-ubicar esas tareas en otras funciones de la organización para ser más eficientes.

Finalmente se debería analizar qué más se puede realizar para aportar valor y seguir haciendo crecer al negocio.

La idea es poder realizar un marco de trabajo que defina aquello a lo que vamos a dedicar nuestra energía y tiempo, sabiendo que lo que vamos a hacer está ligado con el valor aportado. Si no aporta valor, ¿por qué hacerlo entonces?

Dicho esto, hay que ir un paso más allá y decidir qué tareas es estrictamente necesario que las realice uno y cuales puede delegar en colaboradores o externos.  De la misma forma que cada función de la compañía aporta un valor, también dentro de un departamento cada miembro aporta un valor distinto. En ese caso, se trata de optimizar a nivel interdepartamental, de forma que cada miembro sepa lo que hace cada uno y se realice de la forma más eficiente posible.

¿Hay tareas redundantes? ¿Hay sinergias que se pueden aprovechar? ¿Se realiza la misma tarea pero de distintas formas? ¿Se puede estandarizar algo para facilitar el uso de la información? ¿Nos falta o sobra información en algún punto del proceso?

4. Automatiza

Finalmente y una vez se tiene claro el mapa de procesos y tareas creo que es fundamental decidir qué tareas se pueden automatizar. No nos engañemos, hoy en día ya hay un montón de tareas que las máquinas realizan mejor y más rápido. ¿Por qué no aprovecharlo a nuestro favor?

¿Qué tipo de tareas son automatizables? Pues cada vez hay más, pero en general todas esas tareas repetitivas donde la posibilidad de error humano sea alta y no se requiera un análisis de datos con una toma de decisiones o que implique una cierta creatividad por nuestra parte. Matizo aquí que con las mejoras de la inteligencia artificial, este punto cada vez será menos cierto y pasaremos a cambiarlo por tareas puramente creativas.

Pongamos ejemplos: tengo que copiar y pegar datos de una base de datos a otra; automatizar. Tengo que rellenar un formulario cada vez que necesito generar un reporting; automatizar. Tengo que avisar por correo cada vez que hago una determinada acción; automatizar. Tengo que clasificar un mail según el remitente; automatizar.

Las herramientas con las que lo hagas en realidad no son lo importante, son solo el medio, lo importante es identificar esas tareas que se pueden automatizar de manera que puedas dedicarte a otras de más valor añadido. Ganas por las dos partes, te haces más eficiente en procesos actuales y aumentas tu capacidad para añadir valor en otros puntos.

5. Revisa y repite

Todo este proceso para focalizar en el trabajo es un proceso constante, de mejora continua y análisis.  Detrás de cada KPI debe haber una decisión que tomar en base a ese número, de lo contrario no sirve para nada. Puede ser tan sencillo como decidir seguir haciendo lo mismo o tan complejo como para cambiar 180º el rumbo de la compañía, pero detrás ese KPI debe indicar algo y llevar a una acción. Se trata de elegir para mejorar y nunca dejar de hacerlo.

Con el tiempo es probable que dónde añadimos valor cambie, que las herramientas deban evolucionar, que los métodos y sistemas sean mejores o más complejos. Pero lo que creo que es un principio inmutable es saber en todo momento dónde participamos en añadir valor a nuestros clientes e inversores, y por lo tanto, en nuestro gran sistema que es la compañía.

Me encantaría saber qué otras formas utilizas para saber qué es lo importante en tu trabajo y cómo te aseguras de que haces lo que debes y no otras tareas. ¿Me ayudas a mejorar?

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% Comentarios (1)

Buenísimos consejos para aprovechar mucho mejor el tiempo y sacarle el máximo rendimiento 💪👏👏👏

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